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Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung, das ist stets die Frage, wenn der Unternehmer ein neues Fahrzeug anschafft oder der Arbeitnehmer einen neuen Dienstwagen erhält. Je höher die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs, um so steuerlich günstiger ist die Fahrtenbuchmethode. Auf der anderen Seite ist ein Fahrtenbuch sehr aufwendig zu führen und birgt die Gefahr, bei einer Betriebsprüfung wegen Kleinigkeiten verworfen zu werden. Einen Ausweg versprechen die sog. GPS-geführten Fahrtenbücher, bei denen der Kilometerstand, Fahrstrecke und Ziel automatisch dokumentiert werden. Allerdings müssen Angaben zum beruflichen Reisezweck bzw. besuchten Geschäftspartner manuell ergänzt werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt anzusehen, wenn die Angaben zum dienstlichen/beruflichen Fahrtanlass innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal eingetragen und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Wird dies innerhalb von sieben Tagen einmal vergessen, könnte das zur Aberkennung des Fahrtenbuchs führen. Da die Fahrstrecke mittels GPS-Ermittlung errechnet wird, differieren die GPS-Kilometer mit denen des Tachostands im Fahrzeug. Dies bezeichnet die Finanzverwaltung zwar als grds. unbedenklich, fordert jedoch eine Dokumentation des Tachostands im Halbjahres- oder mindestens Jahresrhythmus.

Zeichnet der Betreiber des Webportals die Daten nicht ordnungsgemäß auf oder meldet er etwa Insolvenz an, verstößt das eventuell gegen die Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflichten. Kein Anbieter wird garantieren können, dass er in zehn Jahren auf den im heutigen System angelegten Datenbestand noch zurückgreifen kann.

Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass ein GPS-basiertes Fahrtenbuch nicht der große Befreiungsschlag ist. Auch wenn bei den manuellen Nachträgen durch die Software schon Vorschläge aus der Vergangenheit angeboten werden, besteht durch die Nachvollziehbarkeit des Eintragungszeitpunkts eine Gefahrenquelle. Darüber hinaus ist der Anwender bei der Prüfung der technischen Voraussetzungen vollkommen auf die Angaben des Herstellers angewiesen. Bei der Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht keinerlei Zertifizierungsverfahren durch die Finanzverwaltung. Die Ordnungsmäßigkeit bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Betriebsprüfung oder des Steuerfestsetzungsverfahrens vorgenommen wird.